چگونه یک اتوماسیون اداری خوب راه اندازی کنیم؟ | شرکت HP

چگونه یک اتوماسیون اداری خوب راه اندازی کنیم؟ | شرکت HP
اچ پی آبا نمایندگی فروش و خدمات پس از فروش HP

چگونه یک اتوماسیون اداری خوب راه اندازی کنیم؟ | شرکت HP

چگونه یک اتوماسیون اداری خوب راه اندازی کنیم؟

فناوری، تأثیری جدی بر کار روزانه اداری داشته است.  ایمیل ها  جایگزین یادداشت ها شده اند، درایوهای به اشتراک گذاشته ، به دوران کابینت های ضبط شده خاتمه داده اند، و بیومتریک بر روی زمان بندی تایپ کردن تاثیر گذاشته است بسیاری از صاحبان شغل بر این باورند که کاغذها باید از سیستم کار حذف شوند تا بتوانند با این کار اتوماسیون منظمی تشکیل دهند اما اتوماسیون اداری کاملا متفاوت است.

با استفاده از فرم های آنلاین و ارسال دعوتنامه های تقویم گوگل ممکن است که شما مقدار زیادی از منابع کاغذ را نابود کرده باشید، اما به این معنا نیست که شما مانند خودکار هستید. این به این معنی است که به جای فشار دادن بر روی کاغذ، شما در اطراف ،داده ها را فشار می دهید.

از سوی دیگر، شما می توانید جریان داده ها را به صورت خودکار مشاهده کنید ،این شروع یک خودکار سازی است.
برخی از بزرگترین مزایای استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری عبارتند از:

  کاهش تلاش دستی برای تکمیل وظایف روزانه
    برطرف کردن اشتباهات دستی
    کاهش پیدا کردن زمان پردازش
    درک معیارهای عملکرد فرآیند
    بدست آوردن دیدگاه و فرایند بیشتر و شناسایی تنگناهای احتمالی
    اتخاذ تصمیمات صحیح تجاری براساس داده ها

اتوماسیون اداری کارآیی خود را به جریان های کاری شما افزوده است، اما شما باید از ایمیل و فرم های دیجیتال اطمینان حاصل کنید تا واقعا آن را بپذیرید.

اگر شما به دنبال یک راه حل برای ایجاد اتوماسیون اداری هستید که می تواند جریان های شرکت خود را به سطح بالاتر برساند، به موارد زیر توجه کنید.

طراح گردش کار آسان
ایجاد گردش کارهایی که دامنه کدنویسی سیستم های سخت افزاری هستند استفاده می شود. بنابراین، به عنوان نرم افزار گردش کار تکامل یافته، فرض بر این باشد که استفاده کنندگان از آن برنامه نویسان هستند.
با این حال، یک سیستم اتوماسیون اداری مدرن باید با استفاده از کاربر تجاری شروع شود، نه برنامه نویسی.
وقتی به وسیله ابزار اتوماسیون اداری به محاکمه میروید، با ایجاد جریان کار خود ، شروع کنید. چقدر آسان است؟ آیا شما می توانید به طور مستقیم مجموعه ای از وظایف مورد نیاز برای پایان دادن به یک فرایند را ایجاد کنید؟ اگر در عرض پنج دقیقه اول نمیتوانید آن را کشف کنید، باید به گزینه بعدی بروید.
یک قطعه نرم افزاری نباید تعیین کند که چگونه کسب و کار شما باید عملیات خود را تنظیم کند. باید به جای کمک به تیم خود برای تقویت فرایندهای موجود کمک کند.

 

  1. سازگاری موبایل
    دفتر شما موبایل است و تمام ابزارهای شما نیز باید در دسترستان باشد. این که آیا شما از کارگران راه دور دارید و یا فقط می خواهید در حالی که انتظار پرواز را بررسی می کنید.ابزار اتوماسیون اداری که انتخاب می کنید، همانطور که در کامپیوتر شخصی در دفتر مرکزی قرار دارد، باید به همان اندازه در تلفن شخصی شما کار کند.

     

    شما باید بتوانید فرایندهای اصلی خود را از یک منطقه ی امن اجرا کنید و هرگز نگران نباشید از اطلاعاتتان توسط خودتان محافظت می شود.

 

2. ادغام با نرم افزار های دیگر
نرم افزار اتوماسیون اداری تنها کار شما نیست. شما پایگاه داده داخلی خود و یک ابزار اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار مالی خود را دارید، و این فقط برای شروع است. هنگامی که شما بر روی بسیاری از سیستم ها متکی هستید، به یک ابزار نیاز دارید که صرفا فقط به شما وابسسته نیست.
از تمامی نرم افزارهای موجود، اتوماسیون اداری باید آسانتر از ابزارهای دیگر خود باشد. اگر این کار را نکنید، شما داده ها را از یک سیستم به یک دیگر پر می کنید.
هنگام انجام ارزیابی، ببینید چه نوع از پیش سازها نرم افزار اتوماسیون اداری را فراهم می کند.

 

3. گزارش تحلیلی
چگونه می توانم بدانم آیا اتوماسیون اداری شما نتایج خوبی دارد؟ شما نمیتوانید فقط عملکرد پردازش را براساس اینکه تیم شما چقدر شاد و موفق است، ارزیابی کنید. داده تصمیم گیرنده نهایی است و برای کسب و کار شما مهم است که تاریخچه پردازش، سرعت آن، کیفیت نتیجه و غیره را مقایسه کنید.
تصویب یک نرم افزار دیگر برای اندازه گیری داده های کاری شما زمان گیر و غیر ضروری است. چرا یک قطعه نرم افزاری وجود ندارد که ویژگیهای گزارشگری و تجزیه و تحلیل را تعبیه کند؟ بهترین محصولات اتوماسیون اداری در حال حاضر با این ویژگی به عنوان بخشی از ارائه اساسی آنها مجهز شده است.

 

4. گزینه هایی برای تعریف کنترل دسترسی
درست مثل محدود کردن ورود به محل دفتر شما، شما همچنین باید امتیازات دسترسی را برای تمام جریانهای کسب و کار خود تنظیم کنید.
یک سیستم اتوماسیون کاری مناسب، این نیاز حساس را درک می کند و کنترل دسترسی را به عنوان بخشی از ویژگی های یکپارچه آن به دست می دهد. با توجه به یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کار خود، این قابلیت را نادیده بگیرید.

صرفه جویی در هزینه، صرفه جویی در وقت، به آینده خوش آمدید
اگر فریب خورده اید که دفتر شما به صورت اتوماتیک کار می کند، زمانی که واقعا دیجیتالی شده ، وقت آن است که جریان های کاری خود را ارتقا دهید و به سیستم اتوماسیون اداری بپردازید.
دفاتر که به صورت اتوماتیک می توانند مقدار بسیار زیادی از وقت و پول را ذخیره کنند و نیروی کار خود را بر روی چیزهایی که در واقع ارزش شرکت را برآورده می کنند، تمرکز کنند.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

تلفن:89392-021

 

همچنان شما می توانید ما را در شبکه های اجتماعی دنبال کنید

کانال های اچ پی

No votes yet.
Please wait...

Country: Iran